Październik 27, 2021
OSTATNIO!
Luty 24, 2020

Przechowywanie i niszczenie dokumentów księgowych

Autor 0 1286 Views

Przetwarzanie i tworzenie nowej, adekwatnej do sytuacji, dokumentacji jest częścią składową prowadzenia jakiegokolwiek biznesu. W dzisiejszych czas właściwe przechowywanie i przetwarzanie dokumentacji jest niezwykle ważne. Niezależnie od branży, w jakiej działa Twoje przedsiębiorstwo, towarzyszy Ci również dokumentacja księgowa, regulująca kwestie finansowe między Tobą, Twoimi pośrednikami, kontrahentami i zatrudnianymi przez Ciebie osobami. W maju 2018 roku RODO wprowadziło liczne postanowienia dotyczące przechowywania i przetwarzania dokumentów zawierających dane osobowe, a wraz z początkiem zeszłego roku zmianie uległy okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Czy wiesz jak powinno wyglądać właściwie archiwizowanie dokumentów księgowych i jak z nimi postępować po okresie karencji?

Czym są dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe to inaczej dowody księgowe przyjmowane do ewidencji. Ze względu na wystawcę i przeznaczenie dzielą się kilka typów, a wśród nich wyróżniamy:

  • dowody zewnętrzne obce, czyli dokumenty otrzymywane z firm zewnętrznych, jak np. faktury lub rachunki
  • dowody zewnętrzne własne, czyli dokumenty wystawiane przez firmę i przekazywane kontrahentowi w oryginale, jak np. faktury, rachunki, noty obciążeniowe
  • dowody wewnętrzne, będące dokumentacją operacji wewnątrz firmy, czyli np. listy płac, rachunki rozliczające umowy zlecenia i umowy o dzieło, dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego, obrotu środ­ków trwałych
  • dowody zbiorcze, służące do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą być wymienione w dowodzie zbiorczym – np. raporty kasowe

Jak przechowywać dokumentację księgową?

Dokumentacja księgowa powinna być zabezpieczona i przechowywana w porządku chronologicznym z podziałem na rodzaj kosztów, tak aby w razie kontroli możliwe było sprawne odnalezienie potrzebnych dokumentów. Nie ma jednego klucza do właściwego archiwizowania dokumentacji księgowej, w tym zakresie należy wypracować swoją własną metodę, która pozwoli na ochronę przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ze względu na rodzaj dokumentacja księgowa posiada następujące okresy przechowywania:

  • księgi rachunkowe – 5 lat
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
  • karty wynagrodzeń pracowników – przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat

Czy dokumenty księgowe wymagają określonego sposobu niszczenia?

Ze względu na specyficzny rodzaj danych, jaki zawierają dokumenty księgowe, akta powinny być utylizowane w sposób trwały zgodnie z RODO i normą DIN 66399. Dowody księgowe mogą zawierać nie tylko poufne informacje dotyczące operacji finansowych przedsiębiorstwa, ale także dane osobowe osób w nim zatrudnionych. Z tego względu niezwykle ważne jest bezpieczne niszczenie dokumentów księgowych, gdyż jakikolwiek wyciek tych informacji może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami dla Twojego przedsiębiorstwa. Dokumenty finansowe można niszczyć za pomocą niszczarek biurowych, zgodnych z normą DIN 66399 lub zatrudnić przedsiębiorstwo zajmujące się profesjonalną utylizacją dokumentów. Aby zagwarantować bezpieczeństwo danych oraz oszczędzić czas, a także pieniądze, warto rozważyć usługi takiej firmy. Po omówieniu szczegółów, jednorazowo bądź cyklicznie, profesjonaliści z branży niszczenia odbiorą od Ciebie dokumenty, bezpiecznie i trwale je zutylizują, dodatkowo wystawiając Ci niezbędne poświadczenia realizacji usługi. 

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów