Przetwarzanie i tworzenie nowej, adekwatnej do sytuacji, dokumentacji jest częścią składową prowadzenia jakiegokolwiek biznesu. W dzisiejszych czas właściwe przechowywanie i przetwarzanie dokumentacji jest niezwykle ważne. Niezależnie od branży, w jakiej działa Twoje przedsiębiorstwo, towarzyszy Ci również dokumentacja księgowa, regulująca kwestie finansowe między Tobą, Twoimi pośrednikami, kontrahentami i zatrudnianymi przez Ciebie osobami. W maju 2018 roku RODO wprowadziło liczne postanowienia dotyczące przechowywania i przetwarzania dokumentów zawierających dane osobowe, a wraz z początkiem zeszłego roku zmianie uległy okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Czy wiesz jak powinno wyglądać właściwie archiwizowanie dokumentów księgowych i jak z nimi postępować po okresie karencji?
Dokumenty księgowe to inaczej dowody księgowe przyjmowane do ewidencji. Ze względu na wystawcę i przeznaczenie dzielą się kilka typów, a wśród nich wyróżniamy:
Dokumentacja księgowa powinna być zabezpieczona i przechowywana w porządku chronologicznym z podziałem na rodzaj kosztów, tak aby w razie kontroli możliwe było sprawne odnalezienie potrzebnych dokumentów. Nie ma jednego klucza do właściwego archiwizowania dokumentacji księgowej, w tym zakresie należy wypracować swoją własną metodę, która pozwoli na ochronę przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ze względu na rodzaj dokumentacja księgowa posiada następujące okresy przechowywania:
Ze względu na specyficzny rodzaj danych, jaki zawierają dokumenty księgowe, akta powinny być utylizowane w sposób trwały zgodnie z RODO i normą DIN 66399. Dowody księgowe mogą zawierać nie tylko poufne informacje dotyczące operacji finansowych przedsiębiorstwa, ale także dane osobowe osób w nim zatrudnionych. Z tego względu niezwykle ważne jest bezpieczne niszczenie dokumentów księgowych, gdyż jakikolwiek wyciek tych informacji może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami dla Twojego przedsiębiorstwa. Dokumenty finansowe można niszczyć za pomocą niszczarek biurowych, zgodnych z normą DIN 66399 lub zatrudnić przedsiębiorstwo zajmujące się profesjonalną utylizacją dokumentów. Aby zagwarantować bezpieczeństwo danych oraz oszczędzić czas, a także pieniądze, warto rozważyć usługi takiej firmy. Po omówieniu szczegółów, jednorazowo bądź cyklicznie, profesjonaliści z branży niszczenia odbiorą od Ciebie dokumenty, bezpiecznie i trwale je zutylizują, dodatkowo wystawiając Ci niezbędne poświadczenia realizacji usługi.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
Autor